Känn din kund

Varför måste kunden lämna mer uppgifter?

Finansbolag och banker måste enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism ha information om sina kunder. Kraven gäller för alla finansiella företag, men också för andra företag som omfattas av penningtvättslagen, till exempel revisorer, mäklare, advokater, skatterådgivare och alla företag som säljer varor för mer än motsvarande 5 000 euro kontant.  

Uppgifter måste hämtas in om alla kunder, så att ställa frågor till en enskild kund innebär inte på något sätt att denne är misstänkt för penningtvätt. Finansbolagen och bankerna är skyldiga att ha uppgifter om kunden för att vid en eventuell framtida förfrågan från behörig myndighet kunna lämna uppgifter om kunder och transaktioner.  

De här kraven har sin grund i internationella överenskommelser för att bekämpa penningtvätt och finansiering av terrorism och finns i de flesta länder. Kraven innebär även att information måste inhämtas om var kunden är bosatt och om kunden är en person i politiskt utsatt ställning, eller en känd medarbetare eller närstående till en sådan person. En person som inte kan styrka sin identitet eller inte svarar på frågor som syftar till kundkännedom får inte bli kund hos ett finansbolag eller en bank eller de andra företagen som nämns ovan.  

När du i samband med försäljning av en produkt förmedlar en kredit eller finansieringslösning till en kund är du ombud för finansbolaget eller banken. Det är då ditt ansvar att hämta in uppgifterna om kunden. De uppgifter det är fråga om är kundens identitet och – när det är en företagskund – vilka privatpersoner som är företagets huvudägare. Om kunden eller företagets huvudägare är bosatt utomlands ska kontakt tas med finansbolaget eller banken för vidare instruktioner. Vilka uppgifter som ska begäras framgår av följande checklista. Uppgifterna ska dokumenteras och föras över till finansbolaget eller banken.

Återförsäljarens åtgärder för identifiering av kunder

Identifiering av kund på plats

Kunden är en fysisk person
(privatperson, kan även vara en enskild firma)

• Namn
• Personnummer samt referensnummer om identifiering sker via körkort
• Id-handling typ och nummer (Registrering av uppgifterna kan ersättas med kopia eller inscanning av id-handlingen)
• Adress

Om kunden är en PEP, närstående eller känd medarbetare till en PEP, eller bosatt utomlands ska Finansbolaget eller Banken kontaktas för vidare instruktioner. 

Kunden är en juridisk person
(till exempel ett aktiebolag, handelsbolag eller kommanditbolag)

• Namn
• Organisationsnummer
• Verklig huvudman, se nedan

Ombud för den juridiska personen
(till exempel en behörig firmatecknare)

• Namn
• Personnummer
• Id-handling typ och nummer
• Registerutdrag med firmatecknare, om ombudet inte är firmatecknare ska dessutom fullmakt presenteras i original och dokumenteras (säkerställ att fullmakt utfärdats av behörig firmatecknare)
• Adress

Om ombudet är bosatt utomlands ska finansbolaget eller banken kontaktas för vidare instruktioner.

Identifiering av kund på distans

Kunden är en fysisk person
(privatperson, kan även vara en enskild firma)

• Namn
• Personnummer
• Adress

Om kunden är en PEP, närstående eller känd medarbetare till en PEP, eller bosatt utomlands ska Finansbolaget eller Banken kontaktas för vidare instruktioner

Kunden är en juridisk person
(till exempel ett aktiebolag, handelsbolag eller kommanditbolag)

• Namn
• Organisationsnummer
• Adress
• Verklig huvudman, se nedan

Ombud för den juridiska personen
(till exempel en behörig firmatecknare)

• Namn
• Personnummer
• Registerutdrag med firmatecknare (om ombudet inte är firmatecknare ska dessutom fullmakt presenteras i original och dokumenteras)

Om ombudet är bosatt utomlands ska finansbolaget eller banken kontaktas för vidare instruktioner

Identitetskontroll på distans

Identitetskontroll av personuppgifter kan ske genom att kunden använder e-legitimation. Det kan också ske genom att personuppgifterna (namn, personnummer och adress) kontrolleras mot externa register, intyg eller motsvarande dokumentation och att en bekräftelse skickas till kundens folkbokföringsadress.

OBS! Vilka kontrollåtgärder som ska utföras när kunden inte är på plats (distansaffär) kan variera beroende på affärstypen och det enskilda finansbolagets eller bankens interna rutiner.

Dokumentera när och vem som har utfört kontrollerna!

Verklig huvudman

Frågan ska ställas såväl när kunden är på plats som på distans.

Ägs eller kontrolleras företaget, direkt eller indirekt, av en eller flera fysiska personer (via bolag) med mer än 25 procent? Den fysiska personen kan äga eller kontrollera företaget ensam, tillsammans med närstående eller på annat sätt.

Ja                 Nej

Om ja, notera för denna/dessa ägare          

Namn           

Personnummer

Om nej, ska vd, styrelseordförande eller liknande befattningshavare anses vara företagets verkliga huvudman, notera för denna          Namn             Personnummer

Om någon av de verkliga huvudmännen är en PEP, närstående eller känd medarbetare till en PEP, ska Finansbolaget eller Banken kontaktas för vidare instruktioner

Begrepp och definitioner

E-legitimation - är en elektronisk identitetshandling, till exempel BankID.

Externa register - är register som finns tillgängliga hos myndigheter eller kreditupplysningsföretag.

Fysisk person - är en privatperson, kan även vara en enskild firma.

Firmatecknare - är en person som har rätt att teckna en juridisk persons firma, det vill säga skriva under bindande avtal för den juridiska personen.

Fullmakt - är  ett bemyndigande som ger ombudet (innehavaren av fullmakten) behörighet att handla för annans räkning.

Id-handling - information om giltiga identitetshandlingar och vilka uppgifter som ska noteras från dessa finns på Bankföreningens hemsida och Finansbolagens Förenings hemsida. Ytterligare information om id-handlingar framgår av skriften ”De sju stegen” som kan beställas här.

Juridisk person - till exempel ett aktiebolag, handelsbolag eller kommanditbolag. En juridisk person har ett eget registreringsnummer (organisationsnummer) och företräds alltid av ett ombud.

Känd medarbetare – det kan vara:
- en person som gemensamt med en person i politiskt utsatt ställning äger eller på annat sätt har bestämmande inflytande över ett företag,
- en person som på annat sätt har eller har haft nära förbindelse med en person i politiskt utsatt ställning – det behöver inte vara frågan om en affärsförbindelse,
- en person som ensam äger eller utövar inflytande över ett företag som egentligen har bildats till förmån för en person i politiskt utsatt ställning.

Närstående – make/maka, registrerad partner, sambo, barn och deras make/maka, registrerade partner eller sambor samt föräldrar.

Person i politiskt utsatt ställning, PEP – person som har eller har haft viktiga offentliga funktioner i en stat eller i en internationell organisation. Med viktiga offentliga funktioner avses bland annat statschefen, riksdagsledamöter, statsministern och övriga ministrar i regeringskansliet, ledamöter i styrelsen för politiska partier representerade i riksdagen och Europaparlamentet, domare i Högsta domstolen och Högsta förvaltningsdomstolen, riksrevisorerna, Riksbankens direktion, ambassadörer, höga officerare (general, generallöjtnant, generalmajor, amiral, viceamiral och konteramiral), VD eller styrelseledamot i statsägda företag eller en person i ledningen i en internationell organisation, exempelvis FN och FN-anslutna organisationer, Europarådet, NATO och WTO.

Registerutdrag - är utdrag ur Bolagsverkets register.

Verklig huvudman – den eller de fysiska personer som ensam eller tillsammans med närstående att innehar mer än 25 procent av andelarna eller rösterna i företaget eller på annat sätt utövar den yttersta kontrollen över företaget.